Page 21 - 94165-Access10

2 Microsoft Access 2010 23
να δημιουργήσουμε μια νέα βάση δεδομένων, να ανοίξουμε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, να
καθορίσουμε τις ρυθμίσεις της εφαρμογής κ.ά.
Γενικά για την αποθήκευση δεδομένων
Όπως με όλα τα προγράμματα υπολογιστών, έτσι και στην Access πρέπει να γνωρίζουμε πώς
αποθηκεύονται τα δεδομένα μας ώστε να μπορούμε να τα χρησιμοποιήσουμε και στο μέλλον.
Στα περισσότερα προγράμματα, ο χρήστης χρησιμοποιεί τις εντολές Αποθήκευση ή Αποθήκευ-
ση ως για να αποθηκεύει τα αρχεία που έχει δημιουργήσει και τις αλλαγές που κάνει σε αυτά.
Στην Access όμως, τα πράγματα είναι κάπως διαφορετικά: οι εντολές Αποθήκευση και Αποθή-
κευση ως συχνά δεν είναι διαθέσιμες. Αυτό συμβαίνει επειδή, στις περιπτώσεις αυτές, η Access
φροντίζει αυτόματα για την αποθήκευση των δεδομένων. Μερικά πράγματα που πρέπει να έχου-
με υπόψη μας σχετικά με την αποθήκευση των δεδομένων μας στην Access είναι τα εξής:
Όταν δημιουργούμε νέες βάσεις δεδομένων, η Microsoft Access μάς ζητάει να καθορίσουμε
το όνομα αρχείου και τη θέση στην οποία θα αποθηκευτεί η βάση πριν τη δημιουργήσει και
την ανοίξει στην οθόνη μας.
ΗAccess αποθηκεύει αυτόματα τα δεδομένα που καταχωρίζουμε στα φύλλα δεδομένων ή στις
φόρμες των βάσεων δεδομένων μας όταν μεταφερόμαστε από τη μια εγγραφή στην άλλη.
Όταν τροποποιούμε τη δομή ενός αντικειμένου, ή αμέσως μετά τη δημιουργία ενός νέου α-
ντικειμένου, η Access μάς προτρέπει να αποθηκεύσουμε το αντικείμενο πριν το κλείσουμε ή
πριν το ανοίξουμε σε κάποια άλλη προβολή.
Η εντολή Αποθήκευση ως επιτρέπει να αποθηκεύουμε τα αντικείμενα μιας βάσης δεδομέ-
νων με διαφορετικό όνομα ή διαφορετική μορφή, πάντα όμως μέσα στην ίδια βάση δεδομέ-
νων.
Η Βοήθεια της Access
Το ενσωματωμένο σύστημα Βοήθειας της Microsoft Access μάς επιτρέπει να αναζητούμε βοή-
θεια για συγκεκριμένα θέματα, αλλά παρέχει και σαφείς οδηγίες για εργασίες που θέλουμε να
εκτελέσουμε στην εφαρμογή.
Το παράθυρο με το οποίο μπορούμε να εξερευνούμε τις πληροφορίες του συστήματος Βοήθειας
ονομάζεται Βοήθεια για την Access (Εικόνα 1.9).
Οι τρόποι με τους οποίους μπορούμε να πάρουμε βοήθεια για το Office είναι οι εξής:
Πατάμε στο κουμπί Βοήθεια για τη Microsoft Access δεξιά από τα ονόματα καρτελών
της Κορδέλας.
Πατάμε το πλήκτρο F1.
Ακόμη, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το κουμπί Βοήθειας των διαφόρων πλαισίων δια-
λόγου που χρησιμοποιούμε κατά την εργασία μας.